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CHARGE (E) D’EXPLOITATION ET DE COORDINATION DES EVENEMENTS (F/H) (EN CDD)

La Rmn-Grand Palais est un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la tutelle du Ministère de la Culture et de la Communication. Célèbre monument historique, le Grand Palais en est la vitrine emblématique, en plein cœur de Paris. Grand opérateur du secteur culturel, la Rmn-Grand Palais, a pour principales missions l’organisation d’expositions, l’acquisition d’œuvres d’art, la production et la commercialisation de produits éditoriaux et dérivés.  L’institution (1000 salariés) rassemble une diversité de métiers et de savoir-faire liés à ses missions de service public. 
Elle recherche pour le service de l’exploitation et de la coordination des événements : 

Un(e ) chargé (e) d’exploitation et de coordination des événements en CDD du 01/09/2017 au 31/01/2018

Vos missions :

1. PREPARER ET PLANIFIER L’ACCUEIL DES EVENEMENTS ET DES PRIVATISATIONS D’EXPOSITIONS TANT INTERNES QU’EXTERNES :
• Evaluer, en phase projet l’adaptation au site et la cohérence générale du projet, 
• Assurer les visites et les repérages,
• Organiser, planifier et participer aux réunions préparatoires à la tenue des événements,
• Apporter conseil et expertise aux porteurs de projets internes comme externes, 
• Recommander des solutions (scénographiques, graphiques, esthétiques, techniques…), 
• Proposer des prestations techniques annexes nécessaires à l'exploitation des différents espaces,
• Faire respecter les réglementations applicables, 
• Participer à la définition des accords contractuels, en lien avec le Service événements et privatisations et les autres services de la RMNGP porteurs de projets (mécénat, DPN, partenariats, interne,…), 
• Faire respecter l’intégrité du monument, et les accords contractuels des événements accueillis, 
• Définir les besoins en matière de prestations techniques (régie, sécurité, sureté, ménage, électricité, …)  pour chaque événement et préparer les dispositifs techniques complets pour communication et commande auprès du service administratif,
• Assurer une bonne qualité de la prestation fournie aux organisateurs des événements, comme aux visiteurs et invités, par le contrôle des prestations,
• Définir en lien avec le Service Sûreté et Sécurité Incendie, les besoins humains en termes de sécurité/sûreté, ménage et toute prestation nécessaire à l'exploitation de l'événement (ainsi que réceptif, traiteurs etc...), 
• Veiller en liaison avec le Service Sûreté et Sécurité Incendie à la sécurité du public, 
• S’assurer de la bonne tenue des manifestations programmées. 
• En phase chantier et exploitation, participer à des réunions de suivi en lien avec le chef de projet d’exposition et débriefer, lorsque cela est nécessaire. 

2. ASSURER LA COORDINATION GENERALE :
• Suivre et communiquer en interne le planning technique d'occupation des espaces,  lié aux privatisations d’exposition et aux événements,
• Coordonner les différents intervenants tant internes, qu’externes, 
• Coordonner avec les organisateurs des privatisations et leurs prestataires  le planning des flux des arrivées et départs techniques,
• Coordonner avec le service Sureté et Sécurité Incendie les files d’attentes et mise en place des barriérages/potelets et signalétique, 
• Gérer la co-activité événementielle, et s’assurer que chaque événement puisse se dérouler sans porter de nuisance à l’autre, 
• Gérer en lien avec la direction des bâtiments et de la rénovation du Grand Palais, la coordination travaux – événements afin d’éviter tout impact de l’un sur l’autre,
• Participer à la coordination de la sécurité des personnes, la gestion des flux en lien avec le Service Sûreté et Sécurité Incendie. 

3. LE CAS ECHEANT, ETRE L’INTERLOCUTEUR PRIVILEGIE POUR LES EVENEMENTS INTERNES OU NEGOCIES PAR LA DIRECTION DE LA COMMUNICATION ET ETABLIR DES RELATIONS DE QUALITE AVEC LES PARTENAIRES ET MECENES :
• Etre le référent sur les événements (privatisations d’expositions et location d’espaces) liés aux contreparties mécénat, échanges marchandises, opérations de communication interne…, 
• Renseigner et orienter les contacts internes/externes en fonction des besoins, 
• Traiter les demandes des directions internes dans les délais définis et optimiser la gestion du planning, lorsque cela est nécessaire : proposer des options afin de rendre possible les demandes formulées, tout en préservant les opportunités de commercialisation, 
• Définir, en lien avec les prestataires et e service administratif, la valorisation des prestations techniques et la transmettre aux interlocuteurs internes concernés dans le respect des délais, notamment pour qu’ils puissent établir la contractualisation adaptée, 
• Accueillir les contacts en visite des espaces et coordonner les repérages techniques éventuels avec le Département Exploitation, Sûreté et Sécurité Incendie.

4. ASSURER LA COORDINATION DE VEILLE TECHNIQUE :
• Faire remonter les dysfonctionnements techniques, 
• Faire des recommandations, 
• Coordonner les états des lieux entrée / sortie, lorsque cela est nécessaire, 
• Veiller à faire respecter des clauses du cahier des charges et le monument, 

5. ASSURER LE SUIVI DES RELATIONS AVEC LES AUTORITES ADMINISTRATIVES 
• Assurer le suivi de réalisation et de remise des notices de sécurité incendie des événements dans les temps impartis en relation avec le pôle sécurité incendie de la direction des bâtiments et de la rénovation du Grand Palais,
• Informer, rencontrer les différents partenaires institutionnels, en fonction des projets, en appui du Chef du département Exploitation – Sureté – Sécurité incendie.

Votre profil :
De formation Bac +3/4 en événementiel, vous justifiez d’une expérience professionnelle similaire d’au moins 2 ans en agence événementielle ou en production d’événements.
Des connaissances techniques dans les domaines culturels et événementiels : scénographie, gradins, scènes… sont attendues.
Réactif(ve), organisé(e), vous possédez un excellent sens relationnel, faîtes preuve de diplomatie et de respect des partenaires et des clients. Une bonne présentation et la maîtrise de l’anglais sont souhaitées.

Votre candidature :
Disponible à compter du 1er septembre 2017 pour ce poste basé à Paris 8ème, merci d’adresser
votre candidature (CV+LM+ Prétentions salariales) sous la référence CECE/06-17 à l’adresse suivante : rmngp-190104@cvmail.com