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​TECHNICIEN ADMINISTRATIF (F/H) en CDD

La Rmn-Grand Palais est un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la tutelle du Ministère de la Culture et de la Communication. Célèbre monument historique, le Grand Palais en est la vitrine emblématique, en plein coeur de Paris.
Grand opérateur du secteur culturel, la Rmn-Grand Palais, a pour principales missions l’organisation d’expositions, l’acquisition d’oeuvres d’art, la production et la commercialisation de produits éditoriaux et dérivés. L’institution (1000 salariés) rassemble une diversité de métiers et de savoir-faire liés à ses
missions de service public. La Direction des évènements et de l’exploitation du Grand Palais (DEEGP) a pour missions de contribuer, d’une part, à l’activité du Grand Palais pour diversifier l’offre culturelle et développer des ressources et, d’autre part, mettre en oeuvre et assurer le meilleur déroulement aux événements accueillis et aux expositions produites par l’Etablissement. Au sein de la DEEGP, le service administratif apporte une expertise fonctionnelle à l'ensemble des activités de la direction notamment en matière administrative, budgétaire, de reporting, d’élaboration et de suivi contractuel.

Elle recrute pour le service administratif de la DEEGP : Un(e) Technicien Administratif (F/H) en CDD du 01/02/2018 au 04/12/2018

Description du poste :
Sous l’autorité hiérarchique de la Cheffe du service administratif, le/la titulaire retenu(e) aura pour missions de :

ASSURER LA COMMANDE DES PRESTATIONS LIEES L’ACTIVITE EVENEMENTIELLE DU GRAND PALAIS :
- Transmettre aux fournisseurs les besoins de prestations techniques (sûreté, sécurité incendie, huissiers, régie, ménage, accueil et vestiaire électricité, plateaux repas…) sur l’activité événementielle de la DEEGP (privatisations d’expositions et locations d’espaces), en étroite coopération avec les opérationnels ;
- Contrôler les devis envoyés par les prestataires et vérifier leur conformité par rapport aux besoins et aux tarifs prévus dans les marchés publics de la direction ;
- Rédiger/mettre à jour les bons de commande, et les transmettre aux fournisseurs ;
- Formaliser les devis à destination des clients et suivre leur signature ;
- Suivre le déroulement de l’événement d’un point de vue des prestations et formaliser le devis des éventuels dépassements ;
- Effectuer une recherche de fournisseurs ou une création de compte fournisseur / client ;
- Procéder à la vérification de certaines factures.

SE COORDONNER AVEC LES PARTENAIRES INTERNES ET EXTERNES :
- Etre à l’écoute des différents services en interne Rmn-GP (exploitation, sûreté, commercial, mécénat, communication,…) et les renseigner sur les éléments tarifaires et les commandes de la partie événementielle ;
- Instaurer des relations de qualité avec les différents prestataires liés à l’exploitation du Grand Palais ;
- Se coordonner avec le service administratif et financier et éventuellement l’agence comptable, notamment lors des opérations de clôture.

ASSURER LA CONTINUITE DE SERVICE :
- Effectuer le cas échéant la saisie des bons de commande relatifs à l’exploitation des expositions ;
- Effectuer le cas échéant la saisie des bons de commande relatifs au fonctionnement de la direction ;
- Effectuer le cas échéant la facturation des redevances des prestataires et concessionnaires de la direction.

Votre Profil :
Bac + 2 type BTS assistant de gestion ou comptabilité ou équivalent,
Intérêt pour l’activité événementielle,
Très grandes qualités relationnelles,
Aisance et appétence pour les données chiffrées,
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).

Conditions d’exercice du poste : Planning de travail administratif.

Votre candidature : Nous vous remercions d’adresser, sous la référence TADEE, votre candidature (CV+LM) à l’adresse suivante : rmngp-900519@cvmail.com